Software voor groothandels en distributeurs.
We bouwen B2B-software voor groothandels en distributeurs bij wie orders nog binnenkomen per e-mail, pdf, telefoon en EDI. Denk aan orderautomatisering naar het ERP, klantportalen om na te bestellen en productdata waar klanten op kunnen vertrouwen. Je orderafdeling handelt de uitzonderingen af, en gewone orders gaan direct door.
Waar het werk vastloopt
Orders in elk formaat
Klanten sturen inkooporders als pdf, Excel-bestand, tekst in een e-mail of EDIFACT-bericht. De orderafdeling typt ze over in Business Central, SAP Business One of Exact, en elke typefout wordt een verkeerde levering.
Prijzen en assortimenten per klant
Elke klant heeft eigen prijsafspraken, kortingen en een eigen assortiment, vastgelegd in het ERP en in de hoofden van accountmanagers. Klanten bellen om te vragen wat ze betalen en of een artikel op voorraad is.
Leveranciersdata die nooit aansluit
Duizenden artikelen komen binnen met de eigen codes, eenheden en omschrijvingen van leveranciers. Die koppelen aan je artikelbestand kost het inkoopteam elk seizoen veel tijd.
Wat we bouwen voor groothandels
Elke toepassing stemmen we af op je systemen en regels, en bij elke toepassing houdt een mens de regie over de beslissingen die ertoe doen.
Intake van verkooporders
De software leest orders uit e-mail, pdf en spreadsheets, koppelt ze aan klant, artikelnummers en afgesproken prijzen, en zet ze als conceptverkooporder in het ERP. De orderafdeling controleert alleen de orders die het systeem markeert, zoals onbekende artikelen of afwijkende prijzen.
ERP- en EDI-koppelingen
EDIFACT-orders, verzendberichten en facturen gaan heen en weer tussen je ERP en handelspartners, ook bij oudere ERP-versies die alleen bestandsimports accepteren. Een monitor toont mislukte berichten, en nieuwe partners voeg je toe via een mapping.
B2B-bestelportaal
Zakelijke klanten loggen in, zien hun eigen prijzen, voorraad en bestelgeschiedenis, en bestellen na vanuit een lijst of door een barcode te scannen. Accountmanagers besteden hun tijd aan advies en grotere deals.
Artikeldata koppelen
De software koppelt leveranciersbestanden aan je artikelbestand op basis van omschrijvingen, specificaties en codes, stelt nieuwe artikelen voor en rekent eenheden om. Is het systeem minder zeker dan een drempel die je instelt, dan keurt het inkoopteam de koppeling goed.
Offerteaanvragen afhandelen
De software leest offerteaanvragen, koppelt de artikelen, controleert prijzen en voorraad tegen de afspraken met de klant en zet een conceptofferte klaar in het ERP. De accountmanager past de marges aan en verstuurt de offerte.
Datapipeline voor voorraad en verkoop
Verkoop-, voorraad- en inkoopdata uit ERP, portaal en magazijn komt samen in één rapportagedatabase, die de hele dag wordt bijgewerkt. Inkopers zien langzaamlopers en tekorten voordat klanten erover bellen.
Gebouwd rond de regels
Hier ontwerpen we vanaf de eerste week voor. Deze notities zijn algemene informatie en geen juridisch advies. Je juristen en compliance-afdeling houden het laatste woord.
E-facturatie en Peppol
België verplicht gestructureerde B2B-e-facturen sinds januari 2026, en het EU-pakket VAT in the Digital Age maakt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor B2B-handel binnen de EU. We bouwen factuurstromen op Peppol en de standaard EN 16931, zodat ze blijven werken als de eisen zich verder uitbreiden.
AVG (GDPR) voor zakelijke contactpersonen
Portalen en orderautomatisering verwerken namen, e-mailadressen en telefoonnummers van inkopers bij je klanten. Voor die gegevens gebruiken we toegang op basis van rollen, bewaarregels en een verwerkersovereenkomst.
GPSR-plichten voor distributeurs
Voor consumentenproducten verplicht de Algemene Verordening Productveiligheid (GPSR) distributeurs om informatie over fabrikant en veiligheid te controleren, en online aanbiedingen moeten die informatie tonen. De productdatastromen die we bouwen nemen die velden mee van leverancier tot portaal.
Beveiligingseisen van grote klanten
Retailketens en industriële klanten stellen leveranciers steeds vaker vragen over cyberbeveiliging, soms vanuit hun eigen NIS2-plichten in de keten. We bouwen koppelingen met authenticatie, logging en toegangsreviews waar je naar kunt verwijzen.
Werkt met wat je al gebruikt
Heeft een systeem een API, een database, een export of een mailbox, dan kunnen we erop bouwen. Deze systemen zijn gangbaar in deze sector.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- SAP Business One
- Exact Globe
- Exact Online
- AFAS Profit
- EDI (EDIFACT)
- Peppol
- Sana Commerce
- Salesforce B2B Commerce
- Microsoft Outlook
Waar je begint
Orderintake uit één mailbox
Als eerste stuk software voor de groothandel nemen we de ordermailbox die de orderafdeling de meeste tijd kost. Daar automatiseren we het lezen en koppelen van orders uit pdf en e-mail tot conceptverkooporders. Het team blijft orders afhandelen waar het systeem twijfelt. Naarmate de koppelregels beter worden, gaan meer orders direct door.
Bespreek het met onsWat het omvat
- Koppeling met de mailbox en uitlezen van documenten
- Klant, artikel en prijs koppelen aan het ERP
- Conceptverkooporders in Business Central, SAP Business One of Exact
- Wachtrij met uitzonderingen voor de orderafdeling
Een gids om mee te beginnen
Verder lezen
Data uit pdf's halen met LLM's: facturen en formulieren
Documenten parsen met LLM's: hoe je facturen en formulieren met schema's en validatie omzet in betrouwbare gestructureerde data, met een controlewachtrij voor zaken die een mens nodig hebben.
5 min leestijd
Maatwerk of standaardsoftware: hoe kies je?
Een praktische manier om te kiezen tussen standaardsoftware en maatwerk, met aandacht voor de totale kosten, koppelingen en risico's.
5 min leestijd
Human-in-the-loop AI-agents: ontwerppatronen
De human-in-the-loop-patronen die we gebruiken om AI-agents veilig live te laten draaien: goedkeuringsstappen, drempels voor zekerheid, rechten voor tools, audittrails en fallbacks.
5 min leestijd
Veelgestelde vragen
Meestal wel. Heeft het ERP een API, dan gebruiken we die. Accepteert het alleen imports of databasetoegang, dan bouwen we daar een connector voor en testen die eerst op een kopie. Dat controleren we in de eerste week, want het bepaalt het plan.
Dat hangt af van je documenten en artikeldata. Daarom meten we het voor de livegang op een batch van je eigen historische orders. Orders met onbekende artikelen, afwijkende prijzen of ongebruikelijke aantallen gaan altijd naar een medewerker.
Sana en vergelijkbare producten passen goed als je Business Central of SAP gebruikt en je bestelproces standaard is. Een portaal op maat is zinvol bij ongewone prijslogica, configureerbare producten of een portaal bovenop meerdere ERP's. Onze gids over zelf bouwen of kopen zet de afwegingen op een rij.
Ja. We bouwen EDIFACT- en andere berichtstromen met een mapping per partner en monitoring op mislukte berichten. We documenteren alles, zodat je team later zelf partners kan toevoegen. Gebruik je een EDI-dienstverlener, dan koppelen we daarmee.
We kunnen ze beheren en bewaken onder een supportovereenkomst, of ze met documentatie en tests overdragen aan je IT-team.