Administratie en backoffice automatiseren
We automatiseren de administratie in finance, HR en bedrijfsvoering, zodat goedkeuringen doorlopen, rekeningen aansluiten en rapportages klaarstaan zonder dat iemand erachteraan hoeft. Je mensen komen in actie bij uitzonderingen en akkoorden, en elke actie wordt gelogd voor audits.
Wat het is en wanneer het past
Automatisering van de backoffice verbindt de systemen die je teams al gebruiken, zoals het ERP, het boekhoudpakket, het HR-platform, de gedeelde inbox en spreadsheets, en verplaatst werk daartussen volgens jouw regels. We bouwen in n8n als je team het proces moet kunnen zien en aanpassen. Vragen volume, logica of betrouwbaarheid om code, dan schrijven we eigen workers in Python of TypeScript. AI-stappen doen de ongestructureerde delen, zoals een e-mail lezen of een verzoek indelen.
Het loont voor processen die vaak voorkomen, in de kern regels volgen en nu aan elkaar hangen van handmatige overdrachten. Afletteren bij de maandafsluiting, inkoopgoedkeuringen, onboarding van medewerkers en terugkerende managementrapportages zijn typische kandidaten. Een proces dat elke maand verandert of dat maar één expert begrijpt, moet eerst worden uitgeschreven en stabiel worden. Daar helpen we bij voordat we iets automatiseren.
Wat we bouwen
Goedkeuringsprocessen
Inkoopaanvragen, declaraties en contractakkoorden gaan naar de juiste beoordelaar op basis van bedrag, afdeling of leverancier, met herinneringen en escalatie.
Bank en grootboek afletteren
Transacties automatisch gekoppeld aan facturen en boekingen, zodat je financiële team alleen de echte verschillen overhoudt.
In- en uitdiensttreding
Accounts, aanvragen voor apparatuur, contracten en toegangsrechten in alle systemen aangemaakt of ingetrokken vanuit één trigger in het HR-systeem.
Geplande managementrapportages
Cijfers uit systemen voor finance, sales en bedrijfsvoering in een vaste wekelijkse of maandelijkse rapportage, bezorgd in de juiste inboxen.
Triage van de gedeelde inbox
Binnenkomende verzoeken gelezen, ingedeeld en naar de juiste wachtrij of het juiste proces gestuurd, met een conceptantwoord als het antwoord standaard is.
Hoe het werkt
- 01
Het proces in kaart brengen
We zitten naast de mensen die het werk doen, leggen elke stap en uitzondering vast en kiezen de processen die het duidelijkst iets opleveren.
- 02
De bouwaanpak kiezen
Per proces kiezen we tussen n8n en eigen workers, op basis van volume, complexiteit en wie het onderhoudt.
- 03
Naast het team draaien
De automatisering draait eerst naast het handmatige proces. Zo vergelijken we de resultaten en lossen we uitzonderingen op voordat we alles overdragen.
- 04
Overdragen en bewaken
Je team krijgt documentatie, meldingen bij fouten en een duidelijke eigenaar per proces, met doorlopende support als je dat wilt.
Gerelateerde cases
- Referentieproject
AI-agent die facturen goedkeurt en bij elk besluit de beleidsregel noemt
100%van de automatische besluiten noemt een beleidsregel- AI-agents
- Menselijke goedkeuring
- RAG
- Logistiek
Hoe AI-agents een expediteur € 400.000 per jaar bespaarden op zendingsuitzonderingen
€400kbespaard per jaar- AI-agents
- LangGraph
- Procesautomatisering
Gebouwd met
Alle technologieVerder lezen
Bedrijfsprocessen automatiseren: de aanpak
Bedrijfsprocessen automatiseren doe je één proces tegelijk: kies een proces met veel herhaling, meet het, kies per stap regels of AI en laat het meedraaien met je team voordat het overneemt.
11 min leestijd
Human-in-the-loop AI-agents: ontwerppatronen
De human-in-the-loop-patronen die we gebruiken om AI-agents veilig live te laten draaien: goedkeuringsstappen, drempels voor zekerheid, rechten voor tools, audittrails en fallbacks.
5 min leestijd
Veelgestelde vragen
n8n past bij processen die je operationele team wil zien en aanpassen, en je kunt het zelf hosten zodat data in je eigen omgeving blijft. Eigen workers passen bij hoge volumes, complexe logica of strenge eisen aan betrouwbaarheid. Vaak werken ze samen, en per proces leggen we de afweging uit.
Elk proces heeft herhaalpogingen, foutmeldingen en een vaste plek waar mislukte items op een medewerker wachten. Er verdwijnt niets zonder dat iemand het merkt. We loggen ook elke run, zodat je kunt nagaan wat er met een bepaalde factuur of een bepaald verzoek is gebeurd.
De meeste ERP-, boekhoud-, HR- en kantoortools met een API, waaronder SAP, Odoo, Exact, AFAS en Microsoft 365. Heeft een systeem geen API, dan kijken we naar exports, toegang tot de database of routes via e-mail, en vertellen we hoe betrouwbaar elke optie is.
Van jou, zodra de facturen betaald zijn. Processen en code staan in jouw accounts en repositories, met documentatie, zodat een ander team ze kan onderhouden als je dat wilt.