Het probleem
Een plaatwerker krijgt een aanvraag als mail met een tekening eraan, en iemand typt hem over. De prijs komt uit het hoofd en uit wat het vorige vergelijkbare deel kostte, de offerte wordt geschreven, nagebeld, omgezet in werkorders, door de werkplaats gevolgd en gefactureerd. De pakketten die hiervoor bestaan gaan er of vanuit dat je je eigen product maakt, of het is een stapel Excel met een mailbox ernaast.
Wat we bouwden
Datum volgt één opdracht de hele weg. Een mail met een tekening wordt een aanvraag onder de juiste klant, en die tekening wordt gelezen: materiaal, dikte, nabehandeling, tolerantie en revisie komen uit het stempel in plaats van dat iemand ze overtypt. De calculatie werkt met wat vergelijkbare delen echt gekost hebben, met offerteversies en staffels ernaast. Een geaccepteerde offerte wordt werkorders met een route, en elke bewerking heeft de tekening op een tablet aan de machine, een eigen uurboeking en een eigen machine. Uitbestede stappen lopen als inkooporder met een retourdatum, zodat een deel bij de coater geen deel is dat zoek is. Kwaliteit loopt mee: afwijkingen, een 8D-rapport en een 3.1-certificaat per charge. Er wordt gepraat waar het werk staat. Elke werkorder en aanvraag heeft een eigen gesprek met @-vermeldingen, zodat een vraag over een buigradius bij het deel staat waar hij over gaat in plaats van in iemands mailbox, en de uurboekingen, de machinestatussen en de late orders staan op datzelfde record. Daarnaast zitten zes agents, elk met één taak: Intake, Opvolging, Orderstatus, Inkoop, Planning en Kwaliteit. Elke agent heeft een menselijke eigenaar, een maandelijks creditbudget, een instelbare autonomie en een zichtbaar overzicht van wat hij voorstelde en hoe vaak dat is overgenomen, aangepast of afgewezen. Ze lezen vrij en schrijven alleen voorstellen. De mailbox en de boekhouding blijven waar ze zijn: Microsoft 365 en Google Workspace voeden het, facturen en klanten gaan terug naar Exact Online.
Het resultaat
Iets wat je als zes verschillende rollen kunt doorlopen, op een fictief bedrijf dat Twickelo Plaatwerk heet, met een schaduwrun die echte oude mail opnieuw afspeelt om te laten zien wat een agent voorgesteld zou hebben voordat iemand hem op een echte mailbox vertrouwt. Het ontwerp, de productspecs en de schermen staan. De engine wordt gebouwd, en er draaien nog geen klanten op.
